Notice on the Cessation of Legalization Services at Chinese Embassy and Consulates General in Indonesia

1. On 8 March 2023, China acceded to the Convention Abolishing the Requirement of Legalization for Foreign Public Documents (hereinafter referred to as the Convention). The Convention will enter into force between China and Indonesia on 7 November 2023. The Convention will remain effective for Hong Kong Special Administrative Region and the Macao Special Administrative Region.

2. From 7 November, public document as referred to in the Convention issued by Indonesia to be used in Chinese mainland only need to apply for Indonesian Apostille, instead of applying for Legalization by the Chinese Embassy and Consulates General in Indonesia.

3. From 7 November, the Chinese Embassy and Consulates General in Indonesia will cease Legalization services. Documents issued by Indonesia to be sent and used in the Chinese mainland, need to apply for an Apostille from the Indonesia authority (see Appendix 1 for specific information).

4. According to the Convention, the Apostille is to certify the authenticity of the signature, the capacity of the person when signing the document and, when needed, the authenticity of the seal or stamp which it bears. The completion of the Indonesian Apostille does not ensure that the relevant documents will be accepted by the relevant Chinese authorities. Applicants are suggested to check the format, content, time limit, translation and other specific requirements of foreign public documents with the Chinese authority where the documents are to be used before going through the relevant procedures.

5. Starting from 7 November 2023, public documents, as defined in the Convention, which are issued in the Chinese mainland for use in Indonesia will be exempt from Legalization by Chinese authorities and the Indonesian Embassy and Consulates General in China.Only application for Apostilles is needed. The Ministry of Foreign Affairs of China is the competent authority for issuing Apostille for public documents issued within the country. Entrusted by the Ministry of Foreign Affairs, the Foreign Affairs Offices of relevant local people's governments in China can issue Apostille for public documents issued within their own administrative regions (see Appendix 2 for the specific list). Apostille can be verified online. For details, please visit website: https://consular.mfa.gov.cn/VERIFY/. For specific procedures and requirements for applying for Apostille, please visit the website of the China Consular Service: http://cs.mfa.gov.cn/ or the relevant websites of local Foreign Affairs Offices.

Appendix 1: Information on Applying for Apostille in Indonesia

Appendix 2: List of Foreign Affairs Offices that May Issue Apostille

Pemberitahuan Mengenai Penangguhan Layanan Legalisasi Konsuler Setelah Tiongkok Bergabung dalam Konvensi Penghapusan Persyaratan Legalisasi Dokumen Resmi Asing

1. Pada 8 Maret 2023, Tiongkok bergabung dalam (selanjutnya disebut“Konvensi”). Pada 7 November 2023,“Konvensi” akan mulai diberlakukan antara Tiongkok dan Indonesia.“Konvensi” akan terus berlaku di Daerah Administrasi Khusus Hong Kong dan Daerah Administrasi Khusus Makau Tiongkok.

2. Mulai tanggal 7 November, dokumen resmi yang diterbitkan di Indonesia dalam lingkup“Konvensi”, hanya perlu mengajukan Sertifikat Apostille untuk dapat dikirim dan digunakan di Tiongkok Daratan, tidak perlu mengajukan Legalisasi Konsuler ke Kedutaan Besar dan Konsulat Jenderal Tiongkok untuk Indonesia.

3. Mulai tanggal 7 November, Kedutaan Besar dan Konsulat Jenderal Tiongkok untuk Indonesia akan menghentikan layanan Legalisasi Konsuler. Untuk dokumen yang diterbitkan di Indonesia yang akan dikirim dan digunakan di Tiongkok Daratan, silakan mengajukan permohonan Sertifikat Apostille kepada otoritas yang berwenang di Indonesia (untuk referensi rincian informasi silakan melihat Lampiran 1)

4. Sesuai ketentuan“Konvensi”, Sertifikat Apostille yang diterbitkan oleh suatu negara digunakan untuk membuktikan keaslian tanda tangan pada dokumen resmi, identitas penandatangan dokumen resmi pada saat menandatangani, dan untuk mengkonfirmasi keaslian segel pada dokumen resmi saat dibutuhkan. Selesainya pengajuan Sertifikat Apostille tidak berarti dokumen resmi tersebut pasti akan diterima oleh lembaga terkait di Tiongkok. Disarankan agar Anda menanyakan terlebih dahulu kepada lembaga terkait di Tiongkok yang membutuhkan dokumen tersebut tentang persyaratan spesifik mengenai format, konten, batas waktu, terjemahan dan ketentuan lainnya sebelum menjalani prosedur terkait.

5. Mulai tanggal 7 November, dokumen resmi dalam ruang lingkup“Konvensi” dari Tiongkok yang akan dikirim dan digunakan di Indonesia tidak lagi perlu mengajukan Legalisasi Konsuler pada pihak Tiongkok serta Kedutaan Besar dan Konsulat Jenderal Indonesia untuk Tiongkok, diubah menjadi pengajuan Sertifikat Apostille. Kementerian Luar Negeri Tiongkok adalah departemen yang berwenang dalam penerbitan Sertifikat Apostille, menerbitkan Sertifikat Apostille terhadap dokumen resmi dari wilayah negaranya. Mendapat kuasa dari Kementerian Luar Negeri, Kantor Urusan Luar Negeri Pemerintah Daerah setempat Tiongkok dapat mengeluarkan Sertifikat Apostille terhadap dokumen resmi yang diterbitkan dalam wilayah administrasi mereka sendiri (untuk daftar resmi silakan melihat Lampiran 2). Sertifikat Apostille telah didukung oleh verifikasi daring (online), silakan masuk (log in) https://consular.mfa.gov.cn/VERIFY/ . Prosedur dan persyaratan khusus untuk mengajukan Sertifikat Apostille, silakan masuk (log in) ke Jaringan Layanan Konsuler Tiongkok (situs web: http://cs.mfa.gov.cn/ ) atau membuka situs web dari Kantor Urusan Luar Negeri setempat terkait.

Lampiran 1: Informasi pengajuan Sertifikat Apostille Indonesia

Lampiran 2: Daftar Kantor Urusan Luar Negeri Pemerintah Daerah yang Menerbitkan Sertifikat Apostille